Quản lý phòng trọ/căn hộ cho thuê là quá trình kiểm soát mọi hoạt động tại khu trọ từ việc quản lý phòng trống, lên lịch hẹn và tính toán các khoản thu chi mỗi tháng. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý phòng trọ hiệu quả và tránh những sai sót không đáng xảy ra. Cùng NP Space tìm hiểu nội dung dưới đây nhe. 

1.Kinh nghiệm quản lý phòng trọ hiệu quả

Có những kinh nghiệm kỹ năng để việc cho thuê, quản lý nhà cho thuê hiệu quả là vấn đề mà chủ nhà luôn muốn đạt được. Chỉ khi có được quyết định chính xác, hợp lý mới giúp vấn đề được giải quyết hiệu quả. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc thu về lợi nhuận cao hơn khi kinh doanh cho thuê phòng trọ, nhà trọ.

Xác định đối tượng thuê trọ và lựa chọn hình thức xây phù hợp. Nguồn: website Lalahome.vn

1.1 Cần chọn lọc đối tượng khách thuê trọ

Việc chọn lọc được đối tượng khách tới thuê nhà trọ, phòng trọ giúp chúng ta có thể quản lý và duy trì được hoạt động kinh doanh của mình ổn định, hiệu quả và tránh những vấn đề phát sinh tốt hơn. Hãy xác định được đối tượng chính hướng tới cho khu nhà trọ của mình, từ đó việc quyết định cho ai thuê và không cho ai thuê được dễ dàng hơn. Thông thường, định hướng đối tượng cho thuê nhà trọ có những nhóm cơ bản là:

• Đối tượng thuê nhà trọ là sinh viên.
• Đối tượng thuê nhà trọ là hộ gia đình.
• Đối tượng thuê nhà trọ là công nhân.
• Đối tượng thuê nhà trọ tổng hợp.

Từ vị trí xây dựng nhà trọ cho thuê, cũng như mong muốn thực tế mà chủ khu trọ có thể đưa ra quyết định hướng tới đối tượng tiềm năng nào cho thích hợp nhất. Việc chọn lọc cẩn trọng sẽ giúp bạn có được lượng khách thuê ổn định, sinh sống hài hòa và không có nhiều phiền toái, những vấn đề không mong muốn có khả năng xuất hiện.

Thông thường, muốn ổn định nhất, đặc biệt đối với những người không có kinh nghiệm trong việc quản lý thì sinh viên, hộ gia đình là đối tượng cho thuê lý tưởng nhất. Được đánh giá là hiền lành nhất, tránh những sự cố có khả năng phát sinh tới mức tối đa. Từ đó việc quản lý cũng dễ dàng và nhẹ nhàng hơn. Tuy nhiên, nếu nhà trọ của bạn nằm trong khu vực có nhiều nhà máy, xí nghiệp,… thì việc xây dựng nhà trọ thông thường nên hướng tới mọi đối tượng nếu muốn có lượng khách thuê lớn nhất.

Tập trung vào một nhóm đối tượng giúp vấn đề được đơn giản hơn, trường hợp ngược lại càng nhiều đối tượng người thuê thì mọi thứ cũng dần phức tạp theo. Chính bởi thế, cần xác định khả năng, kinh nghiệm của bản thân để định hướng đối tượng nên cho thuê sao cho phù hợp. Từ đó có thể tránh được những mâu thuẫn, thậm chí là tình trạng đánh nhau, mất an ninh,… có khả năng xảy ra. Điều này sẽ khiến bạn gặp phải rất nhiều những phiền toái không mong muốn.

Thực tế là có khá nhiều chủ nhà thực hiện việc đưa ra những tiêu chí nhất định, tối thiểu cho khách thuê. Điều này có thể khiến người thuê cảm thấy chủ nhà khó khăn, song điều đó có thể đơn giản xuất phát từ việc họ muốn đảm bảo cho việc quản lý sau này thuận lợi, cũng giúp mỗi khách thuê có được cuộc sống thoải mái và hài lòng nhất. Chọn khách thuê trọ cẩn trọng, đồng thời cần nắm bắt đầy đủ thông tin cá nhân về người cho thuê là việc cần làm. Thông quá đó việc có thể tiến hành kinh doanh hiệu quả.

Yêu cầu cung cấp thông tin về CMND, hay đăng ký tạm trú, cũng như mọi quy định theo luật. Điều này đảm bảo hỗ trợ cho công tác quản lý, cũng giúp việc duy trì hoạt động cho khu nhà trọ hiệu quả, tránh việc có những phát sinh liên quan tới Pháp luật mà bản thân chúng ta không muốn gặp phải.

1.2 Thái độ thân thiện nhưng không quá dễ tính

Là người trực tiếp quản lý khu nhà trọ, phòng trọ cũng cần có kinh nghiệm riêng với thái độ phù hợp nhất. Thân thiện là điều cần thiết song mọi thứ cần tuân theo đúng quy định, nội quy đã đề ra trước đó. 

Việc khách thuê thấy chủ nhà dễ tính thậm chí họ có thể lợi dụng vào tình cảm, sự cả nể đó để làm những chuyện không tốt. Khất tiền nhà kéo dài, làm những chuyện không tốt,… là điều có thể xảy ra. Đối với người quản lý nhà trọ thì đây thực sự là điều không tốt, không nên để xảy ra. Bởi vậy có được phương án thích hợp, xử lý hợp lý là việc nên làm. Thái độ thích hợp trong mọi trường hợp, mọi vấn đề là điều mà chúng ta cần chú ý. Thông qua đó việc có thể quản lý được khu trọ với nhiều người cùng sinh sống mới có được hiệu quả tốt nhất.

Tạo không gian sống thoải mái, dễ chịu nhất cho mỗi khách thuê. Tuy nhiên, hãy tuân thủ theo đúng những quy định của khu trọ đã đề ra trước đó, không có ngoại lệ. Đây là nguyên tắc mà người quản lý cần nắm rõ nếu không muốn công việc của mình trở nên khó khăn, phức tạp hơn. Điều này để thực hiện được là không dễ và đòi hỏi chủ nhà trọ phải thật khéo léo, cẩn trọng trong mọi quyết định của mình.

1.3 Chọn phương án thuê người quản lý nhà trọ

Đối với những người không có kinh nghiệm, hay khu nhà trọ lớn thì việc thuê người quản lý là một giải pháp lý tưởng. Việc thuê người quản lý có thể chọn lựa người kinh nghiệm phong phú, có thể tin tưởng, nếu là người thân quen thì càng lý tưởng hơn. Qua đó, việc cho thuê nhà trọ, quản lý khu trọ được thực hiện thuận lợi, luôn trong tầm kiểm soát và ổn định. Điều đó cũng giúp việc thu hút được các bạn sinh viên tới thuê trọ hiệu quả hơn.

Việc thuê người quản lý nhà trọ chuyên nghiệp thông thường tốn kém khoản chi phí hàng tháng không quá lớn. Có người quản lý giúp chủ khu trọ cảm thấy yên tâm hơn, cũng không mất quá nhiều thời gian và công sức vào việc duy trì hoạt động của nhà trọ. Không chỉ vậy, thông qua đó còn thể hiện được sự chuyên nghiệp, chất lượng của khu trọ lên đáng kể.

Thực hiện việc quản lý, cũng có thể tiến hành sửa chữa, giải quyết một số việc vặt như hệ thống điện nước, sơn tường, thay bóng điện khi hỏng,… Với người quản lý nhà trọ chuyên nghiệp được thuê về chắc chắn hoạt động của khu trọ được giám sát liên tục, đầy đủ và hiệu quả nhất. Với khoản chi phí vài triệu một tháng và những lợi ích đạt được thì đây là giải pháp lý tưởng nên cân nhắc.

2.Một số lưu ý cho người mới bắt đầu quản lý nhà trọ

Đối với những người đang điều hành nhà trọ, thì lựa chọn cách quản lý phù hợp là điều đang được quan tâm nhất hiện nay. Bởi nhiều người không biết cách quản lý, dễ gặp phải những thất bại trong việc kinh doanh.

Bạn cần phải tìm hiểu thị trường cho thuê và tính toán chi phí phù hợp để tránh rủi ro. Nguồn: website Mogi.vn

2.1 Quản lý phòng trống

Quản lý phòng trống là việc theo dõi trạng thái hoạt động của phòng cho thuê để đảm bảo tối ưu công suất sử dụng nằm tối đa hóa lợi nhuận. Đây là một trong những thước đo, tiêu chuẩn để đánh giá tình trạng hoạt động hiệu quả của chủ doanh nghiệp khi vận hành mô hình nhà trọ cho thuê. Thông qua việc quản lý phòng hiệu quả sẽ giúp đối chiếu kết quả thực hiện về mặt số lượng (số phòng thuê thành công) so với khả năng đáp ứng thuê phòng của khu nhà trọ hoặc mini house.

Việc quản lý phòng trống thực sự đạt hiệu quả khi chủ doanh nghiệp có thể biết chính xác số lượng phòng trống và tỷ lệ này chiếm bao nhiêu phần trăm so với tổng số phòng hiện tại. Những thông tin nhà quản lý cần nắm rõ và cập nhật thường xuyên bao gồm: Địa điểm phòng ở đâu (Thuộc chi nhánh nào, phòng số mấy trong dãy nhà trọ/mini house, diện tích phòng như thế nào), Giá phòng trọ bao nhiêu, Số người có thể ở được tối đa mỗi phòng. 

Khi số lượng khách hàng tăng lên, nhân viên sẽ phải đối mặt với rất nhiều câu hỏi liên quan đến tình trạng phòng để kịp tư vấn cho khách hàng. Từ đó, team tư vấn có thể hỗ trợ khách hàng được chính xác hơn. 

2.2 Quản lý đặt lịch hẹn xem phòng

Quản lý lịch hẹn xem phòng là một trong những bước giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đến nhu cầu của khách hàng.

Đặt lịch hẹn xem phòng làm tăng cơ hội về một thỏa thuận chỗ ở, khách lưu trú sẽ yên tâm khi thuê phòng hơn. Ngoài ra, lịch xem phòng còn cho phép quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách trong quá trình quyết định thuê trọ. Tối ưu hóa quy trình xếp lịch hẹn trên thực tế có thể giúp mang tới sự hài lòng đầu tiên và ấn tượng tốt với khách hàng.

Nghiệp vụ quản lý hẹn xem phòng sẽ đem lại nhiều ý nghĩa nhất khi doanh nghiệp có thể hoàn thành 3 nhiệm vụ, cụ thể: 

• Xóa bỏ tình trạng sai sót do nhầm lịch, sót lịch, quá tải số lượng khách tới xem phòng.
• Sắp xếp điều phối cuộc hẹn khoa học, tăng năng suất vận hành.
• Theo dõi được danh sách và tình trạng chăm sóc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

2.3 Quản lý danh sách khách thuê

Quản lý danh sách khách thuê là công việc quản lý toàn bộ danh sách các thông tin định danh và thông tin hành vi của khách hàng. Thông tin khách hàng là điểm vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp.

Quản lý thông tin khách hàng được xem là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng bởi nó có tác động trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Bởi giá trị thông tin của khách hàng chính là cơ sở để doanh nghiệp có thể nhanh chóng xây dựng được các kế hoạch bán hàng, chính sách giá bán, chiến lược tiếp thị,… để vượt qua các đối thủ khác và trở nên nổi bật trên thị trường. 

2.4  Quản lý hóa đơn, biên lai, thanh toán định kỳ

Hóa đơn là cơ sở pháp lý thương mại lưu trữ lại việc trao đổi, mua bán của doanh nghiệp. Việc quản lý hóa đơn là yếu tố quan trọng vì doanh nghiệp có thể hiểu hơn về các nguồn thu chi và dòng tiền để tối ưu hóa lợi nhuận. 

Đối với việc quản lý hóa đơn theo cách truyền thống, hóa đơn nên được giữ ở dạng sổ sách và lưu trữ cẩn thận. Nếu cần nộp hoặc gửi hóa đơn cho bộ phận khác, doanh nghiệp cần ghi lại hoặc lập biên bản giao nhận để đảm bảo tính bảo mật. Việc làm mất, hỏng, cháy hóa đơn, chứng từ trong quá trình quản lý hóa đơn được xử lý theo quy định tại Thông tư số 10/2014 / TT-BTC và Thông tư số 39/2014. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần quản lý trạng thái hóa đơn chi tiết, theo dõi số hóa đơn phòng đã, đang hoặc nợ một phần thanh toán. Hóa đơn của khách hàng nào liên quan tới booking nào, hạn thanh toán hóa đơn và ai là người lập nó.

2.5 Quản lý điện nước và dịch vụ bổ sung

Quản lý thi công điện nước là một tiêu chí quan trọng để vận hành nhà trọ/mini house ổn định đặc biệt là khu nhà tập thể. Đây là yếu tố cơ bản nhằm đảm bảo chất lượng cuộc sống của bạn.

Một số tiêu chí mà doanh nghiệp nên cân nhắc trong việc thi công quản lý điện nước như sau:

• Ứng dụng công nghệ quản lý thi công điện nước.
• Đảm bảo an toàn khi thi công điện nước.
• Đảm bảo tính thẩm mĩ trong thi công.

2.6 Quản lý hợp đồng 

Quản lý hợp đồng cho thuê là việc lưu trữ, thống kê, sắp xếp để hợp đồng không bị thất lạc hay hư hỏng. Đồng thời, quản lý hợp đồng hiệu quả cũng giúp bạn có thể dễ dàng tra cứu nội dung hợp đồng, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng như những nội dung đã ký kết, thỏa thuận ban đầu.

Quản lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng như một căn cứ cam kết ràng buộc các bên phải thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng. Bản hợp đồng càng mô tả rõ ràng, cụ thể, các điều khoản có tính ràng buộc cao sẽ càng giúp giảm thiểu tỷ lệ xảy ra tranh chấp. 

Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Xây dựng và ký kết hợp đồng.
• Bước 2: Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng.
• Bước 3: Quản lý bổ sung các thông tin có trong hợp đồng.
• Bước 4: Báo cáo thường xuyên về việc thực hiện hợp đồng.
• Bước 5: Kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng.

2.7 Quản lý an ninh và sự cố tòa nhà 

An ninh là vấn đề quan trọng trong quy trình quản lý, vận hành tòa nhà. Số lượng khách đông, tài sản nhiều nên đảm bảo an ninh là vô cùng cần thiết. Vì vậy, cần lập quy trình an ninh của nhà trọ/mini house để đảm bảo an toàn tốt nhất, cụ thể:

• Các quy định về phòng cháy chữa cháy toà nhà, các biểu mẫu.
• Tuần tra thường xuyên bộ phận bảo vệ, huấn luyện về an toàn PCCC.
• Kiểm soát tài sản, hàng hoá, kiểm soát khách và nhân viên.
• Biết cách xử lý sự cố bảo vệ nhanh chóng.
• Thực hiện quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
• Xử lý các tình trạng khẩn cấp,…
• Quy trình xây dựng quản lý an ninh tòa nhà cụ thể như sau:
• Khảo sát, nghiên cứu toàn bộ cấu trúc tòa nhà. Bao gồm toàn bộ thiết kế tòa nhà, lối ra vào,…
• Đánh giá tình hình và thực trạng an ninh của tòa nhà.
• Đưa ra các đề xuất bảo vệ an ninh, bố trí nhân viên bảo vệ.
• Lên kế hoạch cụ thể triển khai các hoạt động bảo vệ tòa nhà.
• Xây dựng các phương án dự phòng đề phòng có sự cố.