Kinh doanh quản lý nhà trọ trở thành sự lựa chọn ưa thích của nhiều người khi có đủ điều kiện về tài chính và diện tích đất rộng tại khu vực phù hợp. Việc xây dựng và cho thuê nhà trọ không chỉ mang lại nguồn thu nhập ổn định mà còn tiềm ẩn cơ hội kiếm lời khá lớn mỗi tháng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả kinh doanh lý tưởng, kinh nghiệm quản lý nhà trọ là yếu tố không thể thiếu. Bằng cách này, việc cho thuê trở nên thuận lợi, mang lại thu nhập đáng kể và đồng thời tránh được những tác động tiêu cực không mong muốn. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý nhà trọ hiệu quả mà có lẽ nhiều chủ nhà chưa được biết đến, hãy cùng NP Space  tìm hiểu ngay nhé!

1. Cách quản lý nhà trọ hiệu quả cho người mới 

Thông thường, mọi người thường nghĩ rằng công việc quản lý nhà trọ chỉ dành riêng cho các chủ nhà. Tuy nhiên, sự bùng nổ nhu cầu thuê nhà như trên đã mang lại nhiều sự thay đổi trong lĩnh vực này. Công việc quản lý nhà trọ đã không còn là việc riêng nữa. Nó đã trở thành một dịch vụ với nhiều đối tượng tham gia, cụ thể:

Quy mô nhà trọ dưới 20 phòng. Nguồn: Tingtong.vn

1. Chủ trọ: Là người quản lý truyền thống và phổ biến tại các dãy trọ. Chủ trọ giữ quyền kiểm soát mọi hoạt động trong khu trọ và chịu trách nhiệm đầy đủ về các sự kiện xảy ra. Thường quản lý trực tiếp các khu trọ với quy mô dưới 20 phòng.
2. Người quản lý thuê: Xuất hiện trong vài năm gần đây, người quản lý thuê là người hỗ trợ cho các chủ trọ quản lý dãy trọ có quy mô lớn, với hơn 20 phòng hoặc quản lý nhiều dãy cùng một lúc để tránh tình trạng quá tải và sai sót.
3. Công ty hoặc nhóm dịch vụ: Đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao về người quản lý phòng trọ, một số công ty hoặc nhóm dịch vụ quản lý phòng trọ đã xuất hiện. Họ đại diện cho chủ trọ để việc quản lý mọi hoạt động trong khu trọ và thu phí dịch vụ. Nhiều công ty còn cung cấp phần mềm quản lý nhà trọ hiệu quả, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và theo dõi thông tin.

2. Để quản lý được nhà trọ thì người quản lý cần làm những công việc gì?

2.1 Công việc quản lý nhà trọ tổng thể

Quản lý nhà trọ là quá trình tổ chức và điều hành các hoạt động liên quan đến việc cho thuê nhà trọ. Dưới đây là những công việc cụ thể cần thực hiện để đảm bảo quản lý nhà trọ hiệu quả:

1. Quản lý cơ sở vật chất: Trước khi cho thuê, kiểm tra và cải thiện tình trạng của mỗi phòng để đảm bảo chất lượng. Việc này giúp tăng giá trị và thu hút người thuê.
2. Soạn thảo và ký kết hợp đồng: Hợp đồng thuê nhà đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhà trọ. Ký kết hợp đồng và thu tiền cọc giúp tăng cường trách nhiệm của người thuê và đảm bảo an ninh trong quá trình thuê trọ.
3. Quản lý thu chi tổng: Đối với chủ nhà trọ, việc theo dõi và tổng hợp thu chi mỗi tháng là quan trọng. Sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ miễn phí giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
4. Xây dựng bảng nội quy dãy trọ: Bảng nội quy là công cụ quan trọng để quản lý mọi hoạt động trong khu trọ. Đặt bảng nội quy tại khu vực cổng giúp mọi người đọc và tuân thủ theo quy định, tạo ra môi trường sống tích cực.

Với những bước quản lý nhà trọ này, chủ nhà có thể đảm bảo hoạt động cho thuê diễn ra suôn sẻ, tối ưu hóa lợi nhuận và duy trì mối quan hệ tích cực với người thuê.

2.2 Công việc quản lý nhà trọ chi tiết

Quản lý nhà trọ chi tiết không chỉ là việc thu thập và tổng hợp các chỉ số mà còn bao gồm các việc theo dõi và nắm bắt thông tin chi tiết của từng phòng. Dưới đây là những công việc quan trọng khi quản lý nhà trọ:

1. Quản lý danh sách và thông tin người thuê: Xác nhận rõ ràng về số lượng người ở mỗi phòng và thông tin cá nhân của họ, bao gồm cả việc nắm bắt thông tin về người ở lại ban đêm để đảm bảo an ninh và tuân thủ quy định.
2. Ghi số điện, nước: Việc ghi chính xác số điện và nước của từng phòng là quan trọng để tính toán chi phí một cách công bằng. Sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ giá rẻ với chức năng tự động cập nhật số liệu giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót.
3. Quản lý chi phí dịch vụ phụ: Ghi rõ ràng các loại phí dịch vụ phụ như Internet, phí vệ sinh,…. giúp tránh hiểu nhầm và xác định rõ chi phí cụ thể mà người thuê cần thanh toán.

Với các công việc quản lý nhà trọ chi tiết, chủ nhà có thể đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật chính xác và quy trình thu thập thông tin diễn ra một cách hiệu quả. Từ đó tạo ra trải nghiệm tích cực cho cả chủ nhà và khách thuê.

2.3 Công việc quản lý nhà trọ liên kết

Quản lý nhà trọ không chỉ là việc duy trì sự trôi chảy trong hoạt động hàng ngày, mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị cho mọi tình huống khẩn cấp có thể xảy ra. Để đảm bảo an toàn và ổn định cho cả tập thể cư dân, người quản lý cần thực hiện những bước sau:

1. Xây dựng mối quan hệ thân thiện với người thuê: Mối quan hệ tích cực với cư dân giúp tạo ra một môi trường sống thoải mái. Tuy nhiên, sự quản lý cần phải dứt khoát và không dễ dãi để duy trì kỷ luật và trật tự trong khu trọ.
2. Trang bị thiết bị PCCC và liên kết với cơ quan chức năng: Đặt bảng hiệu và lắp đặt thiết bị PCCC trong dãy trọ để đảm bảo an toàn. Kết nối với cảnh sát khu vực và đội PCCC giúp đảm bảo sự hỗ trợ nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp.
3. Tổ chức các buổi gặp gỡ với cảnh sát khu vực: Định kỳ mời cảnh sát về dãy trọ để chia sẻ thông tin cần thiết đến cư dân. Lưu sẵn thông tin liên hệ của công an khu vực và cảnh sát 113 để có sự hỗ trợ khi cần thiết.
4. Lắp đặt hệ thống camera an ninh: Việc đặt hệ thống camera giúp giám sát và ghi lại mọi hoạt động trong khu trọ, là biện pháp quan trọng để tăng cường an ninh và tránh các tình huống bất ngờ.

Bằng cách thực hiện những biện pháp này, quản lý nhà trọ sẽ không chỉ đảm bảo sự thuận tiện cho người thuê mà còn giữ cho khu vực an toàn và ổn định, góp phần nâng cao chất lượng sống trong cộng đồng.