Trong thời đại chuyển đổi số và công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay, liệu phương pháp vận hành quản lý bằng Excel, sổ sách có còn hiệu quả? Và nếu sử dụng thì cần làm như thế nào để tận dụng hết công năng? Hãy cùng NP Space giải đáp những thắc mắc mà các doanh nghiệp cũng như chủ BĐS cho thuê đang quan tâm.

Vận hành cho thuê bằng Excel, sổ sách rất phổ biến

Quản lý vận hành doanh nghiệp, BĐS cho thuê bằng sổ sách, excel có những ưu điểm gì?

Quản lý phòng trọ bằng Excel rất phổ biến và được dùng từ rất nhiều năm qua bởi tính tiện lợi, tiết kiệm và dễ sử dụng. Vậy quản lý bằng Excel có những ưu điểm gì mà lại được nhiều người dùng lại ưu ái đến như thế?

1.Quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel sẽ tối ưu chi phí

Đây là ưu điểm đầu tiên của việc quản lý bằng sổ sách, excel. Phương pháp này không quá tốn kém để đầu tư chi phí phục vụ cho việc quản lý này là không đáng kể thậm chí là miễn phí. Vì hầu hết phần mềm Excel đều đã được cài sẵn trên máy tính hoặc những thiết bị di động khác. Ngoài ra, làm việc với giấy tờ rất đơn giản và có thể sử dụng lại nhiều lần. 

Quản lý bằng Excel dễ dàng, tiết kiệm chi phí

2.Khả năng lưu trữ lâu dài 

Các dữ liệu trên sổ sách hoặc phần mềm Excel sẽ sử dụng bền lâu nếu được bảo quản đúng cách. Đối với lượng sổ sách quá nhiều thì doanh nghiệp và các đơn vị quản lý nên sắp xếp và phân loại từng danh mục một cách hợp lý để thuận tiện tìm kiếm và sử dụng. 

Những nhược điểm khi quản lý vận hành phòng trọ bằng Excel 

Thực tế, rất nhiều nhà phân tích đã chỉ ra rằng sổ sách và excel là phương pháp quản lý có nhiều nhược điểm hơn ưu điểm. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp vì đã quen sử dụng và tập trung vào việc giảm tốn kém mà vẫn duy trì phương pháp quản lý này. Với các phân tích trên đây, NP Space hy vọng doanh nghiệp sẽ biết được các nguy cơ ẩn giấu phía sau phương pháp quản lý truyền thống. 

1.Tốn thời gian trong quá trình nhập liệu 

Hãy thử tượng tượng, với khối lượng dữ liệu lớn từ thông tin khách hàng, nhân viên, các loại hợp đồng, hoá đơn, chứng từ, . .. đến số liệu toàn doanh nghiệp thì bạn sẽ tốn bao nhiêu thời gian để tìm kiếm và chỉnh sửa? Hơn nữa, trong khâu nhập liệu cũng sẽ dễ xảy ra lỗi nên việc tìm và sửa sẽ mất khá nhiều thời gian. Chính vì vậy mà quy trình vận hành và kết quả kinh doanh cũng bị chững theo.

2.Tính rủi ro và khó khôi phục khi quản lý bằng Excel 

Đối với Excel khi bạn đang làm việc mà không may cúp nguồn hay vì một lý do nào đấy khiến máy tính mất điện mà không kịp ấn lưu. Khi đấy, toàn bộ mọi dữ liệu đang sử dụng sẽ bị mất và không thể nào khôi phục. Một vấn đề bất cập nữa đó là Excel sẽ bị tắt khi máy tính của bạn bị hư hỏng đồng nghĩa với việc toàn bộ dữ liệu lưu trữ sẽ bị xoá hoàn toàn. Chưa kể đến việc, khi thao tác sẽ dễ dàng bị nhiễu thông tin dẫn đến tình trạng nhập nhầm dữ liệu hoặc tính toán sai sót do giao diện rối rắm và không có sự sắp xếp bố cục khoa học. 

Excel bị lỗi khó khôi phục lại dữ liệu

Sổ sách và excel đều lưu trữ dữ liệu dưới dạng vật lý. Nói cách khác là người sử dụng sẽ lưu trữ những dữ liệu trên giấy và những file trên máy tính. Đồng nghĩa với nếu xảy ra sự cố như thiên tai, máy tính bị virus hay hacker tấn công thì những dữ liệu sẽ khó có thể khôi phục lại được. 

3.Khó đồng bộ dữ liệu 

Do cách quản lý và ghi chép của mỗi bộ phận là khác nhau nên khâu đồng bộ dữ liệu sẽ gặp trở ngại do không thống nhất về định dạng giữa các biểu mẫu. Việc tổng hợp dữ liệu toàn bộ doanh nghiệp để lập báo cáo kết quả kinh doanh theo quý cũng sẽ khó để tổng hợp số liệu sao cho khớp với nhau. Không chỉ vậy, do hoạt động quản lý không đồng nhất khiến cho các công đoạn sản xuất, bán hàng và điều hành doanh nghiệp không chỉ mất thời gian mà còn rất khó khăn để số liệu ăn khớp với nhau. 

Chuyên nghiệp hoá quản lý vận hành với phần mềm quản lý vận hành Doanh nghiệp, BĐS cho thuê 

Phần mềm quản lý vận hành doanh nghiệp, nhà trọ cho thuê là công cụ giúp chủ trọ dễ dàng quản lý và giám sát được khu nhà trọ của mình. Sử dụng các phần mềm quản lý không những giúp bạn giải quyết được những khó khăn mà việc quản lý bằng sổ sách có thể xảy ra mà còn giúp tiết kiệm công sức, chi phí và đồng thời tăng lợi nhuận trong kinh doanh. Trong trường hợp bạn có số lượng dãy trọ cho thuê nhiều, hoặc những dãy trọ cho thuê không tập trung ở một khu thì việc dùng phần mềm quản lý là điều cần thiết. Nó sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm rõ tình trạng và thông tin thuê trọ mà không cần phải mất thời gian và công sức để tới tận nơi kiểm tra và ghi chép hay nhập liệu thủ công.

1.Phần mềm quản lý tự động

Áp dụng phần mềm quản lý nhà trọ thì bạn không nhất thiết phải là người rành tin học văn phòng hay phải biết sử dụng hàm trong Excel bởi đơn giản là mọi thứ đã được tự động trong phần mềm. Công việc của bạn là chỉ cần setup những thông số và nguồn dữ liệu cần thiết vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động theo dõi và quản lý các thông tin như tiền điện hay giá nước mà khách thuê trọ dùng và tự tính tiền một cách tự động dựa trên các công thức được cài sẵn. Ngoài ra, các khoản phí phát sinh thêm như cước internet, tiền nước, . .. cũng sẽ được tự động bổ sung và cập nhật đầy đủ. 

Nhờ vậy mà giao dịch giữa chủ và khách thuê được giảm đi đáng kể và không có những sai sót hay nhầm lẫn về chi phí mỗi tháng cho khách thuê.

Quản lý tự động các khoản chi phí của khách thuê trọ

2. Có thể sử dụng mọi lúc 

Hầu hết những phần mềm quản lý phòng trọ hiện nay đều có version web và app. Chỉ cần có một thiết vi tính, hoặc điện thoại di động có kết nối internet thì việc quản lý nhà trọ đã trở nên đơn giản hơn. Đặc biệt với version ứng dụng trên điện thoại, người quản lý có thể truy cập vào bất cứ lúc nào và ở bất cứ đâu. 

Tiện ích trên thiết bị di động, dễ dàng sử dụng ở mọi nơi

3. Quản lý thông qua ký gửi nhà trọ

Ký gửi bất động sản là dịch vụ bán và cho thuê bất động sản bao gồm 3 bên là chủ sở hữu, bên trung gian và khách hàng. Theo đó các chủ sở hữu sẽ không làm việc trực tiếp với khách hàng mà uỷ quyền toàn bộ cho bên trung gian tiến hành mọi hoạt động mua bán. Ký gửi bất động sản là giúp nhà đất của bạn được bán hoặc cho thuê nhanh chóng và thủ tục pháp lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian chi phí để đăng bài tìm người mua. 

NP Space là sàn giao dịch bất động sản cho thuê trực tuyến đầu tiên tại Tây Nam Bộ, hoạt động trong lĩnh vực nhận ký gửi và cho thuê BĐS phân khúc từ trung cấp đến cao cấp. Với mong muốn trở thành người bạn đồng hành giúp Bạn tìm kiếm những sản phẩm có chất lượng dịch vụ và giá thuê tốt nhất, cùng với quy trình gồm 4 bước như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin về các nhà trọ, bất động sản, chủ đầu tư có thể cung cấp thông tin qua điện thoại, qua email
• Bước 2: Tiến hành liên hệ đến chủ đầu tư để thu thập thông tin về các cao các nhà trọ, bất động sản thông tin bao gồm: Vị trí, diện tích, giá cho thuê, tình trạng pháp lý, mẫu hợp đồng cho thuê.
• Bước 3: Ký hợp đồng môi giới với chủ đầu tư về việc môi giới tư vấn tiếp thị cho thuê văn phòng, nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên.
• Bước 4: Xây dựng kế hoạch tiếp thị quảng cáo marketing cho dự án nhà trọ, bất động sản mà NP Space đã tiếp nhận ký kết thỏa thuận với chủ đầu tư.

NP Space ra đời mang nhiều ưu điểm vượt trội: tiêu chí tìm nhanh thuê dễ,  đảm bảo an toàn pháp lý, miễn phí tư vấn pháp lý & hỗ trợ định giá cho thuê phù hợp.

NP Space là sàn giao dịch bất động sản tại Tây Nam Bộ

Qua những thông tin NP Space cung cấp về các ưu điểm của phương pháp điều hành quản lý bằng sổ sách Excel và phần giới thiệu về phương pháp quản lý điều hành chuyên nghiệp hoá. Hy vọng doanh nghiệp và các nhà đầu tư sẽ lựa chọn cho mình những hướng đi phù hợp nhất và ngày càng khẳng định được chỗ đứng trên thị trường.