Chi phí thuê văn phòng không chỉ là một số tiền cố định mà bạn phải trả cho chủ nhà hàng tháng, mà còn rất nhiều loại phí khác cần phải trả để duy trì hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, các loại chi phí khi thuê văn phòng có thể tác động lớn đến tổng số tiền cuối cùng được thanh toán. Bài viết này, NP Space sẽ giúp bạn nắm được các loại chi phí cần biết khi thuê văn phòng để hạch toán chính xác.

Chi phí thuê văn phòng cần lưu ý

Các loại chi phí thuê văn phòng

1.Chi phí cố định khi thuê văn phòng

1.1 Chi phí thuê văn phòng

Là những gì một doanh nghiệp phải trả bên cho thuê để sử dụng một không gian văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định. Khoản phí là phí cố định mà doanh nghiệp phải trả cho bên thuê hàng quý hoặc hàng tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu. Đây cũng là một trong những chi phí lớn nhất mà các doanh nghiệp phải bỏ ra mỗi tháng chỉ để duy trì hoạt động.

Chi phí cố định là chi phí thuê văn phòng đầu tiên

1.2 Chi phí dịch vụ khi thuê văn phòng

Là số tiền doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ, tiện ích bên trong tòa nhà như: lễ tân, an ninh tòa nhà, vệ sinh toilet, hệ thống chiếu sáng, xây dựng hệ thống thang máy, chăm sóc cây xanh cảnh quan xung quanh tòa nhà,…

1.3 Thuế giá trị gia tăng (thuế VAT)

Tất nhiên, mọi hợp đồng thuê văn phòng đều không thiếu thuế GTGT. Trong chi phí thuê văn phòng hiện nay, thuế GTGT là một khoản chi phí mà các doanh nghiệp cần quan tâm. Là một hình thức tính thuế quan trọng và quen thuộc đối với doanh nghiệp. Hầu như bất kỳ ngành công nghiệp nào cũng phải chịu thuế GTGT này. Trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, đây là khoản phí cố định bắt buộc doanh nghiệp phải nộp, thuế GTGT tương đương 10% trên tổng chi phí của một lần thuê văn phòng.

Chi phí thuê văn phòng bao gồm thuế 

2.Biến phí  khi thuê văn phòng

Đây là khoản phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp phải trả dựa trên quá trình sử dụng thực tế của mình. Phí này sẽ bao gồm 2 chi phí chính là tiền điện hằng tháng và gửi xe nhân viên.

2.1 Tiền điện

Khi thuê một văn phòng, các doanh nghiệp thường trả tiền cho điều hòa không khí, ánh sáng và điện để sử dụng máy tính.

Sau khi ký hợp đồng, chủ tòa nhà văn phòng thường tiến hành lắp đặt đồng hồ điện cho tòa nhà văn phòng. Giá điện có thể tính theo giá điện do nhà nước quy định, giá điện do bên thuê và bên cho thuê thỏa thuận hoặc theo giá điện thương phẩm đã được tính trước đó.

Chi phí trả điện khi thuê văn phòng

2.2 Phí gửi xe

Tại các văn phòng, tòa nhà thường có tầng hầm để xe, có nhân viên bảo vệ, camera giám sát chặt chẽ.

Nhân viên đến làm việc có bãi gửi xe nên yên tâm khi làm việc. Ở mỗi tòa nhà sẽ có mức giá gửi xe khác nhau. Đây cũng là khoản phụ phí cần đóng thêm tùy theo nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.

Chi phí gửi xe khi thuê văn phòng

3.Chi phí phát sinh khác trong quá trình thuê văn phòng

Mỗi doanh nghiệp đều cũng có những khoản chi phí bất thường do có lúc quá bận rộn và phải làm việc ngoài giờ. Khi thuê văn phòng chủ đầu tư không chỉ thanh toán các chi phí cố định, điện nước mà còn cả các khoản phát sinh ngoài định kỳ. Chi phí thêm ngoài giờ thường là trả tiền điện khu vực chung, tiền điện điều hòa trung tâm.

Hầu hết các tòa nhà văn phòng cho thuê đều tính phí làm thêm giờ cao hơn so với giờ bình thường vì về cơ bản, hệ thống vận hành của tòa nhà sẽ ngừng hoạt động vào thời điểm này. Vì vậy, nhiều công ty không khuyến khích nhân viên làm thêm giờ, nhằm giảm chi phí thuê văn phòng, đồng thời cũng giảm chi phí tính lương cho nhân viên.

Cẩn thận về chi phí phát sinh khi thuê văn phòng

Trên đây là các loại chi phí cần biết khi thuê văn phòng, để bạn nắm được tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tìm thuê văn phòng cho đến khi có được nơi ưng ý. NP Space chúc bạn có một môi trường văn phòng tuyệt vời về vị trí, giá cả và sự phát triển kinh doanh trong tương lai. Nếu bạn vẫn đang gặp khó khăn về chi phí thuê văn phòng, hay đang tìm kiếm một văn phòng chuyên nghiệp, hãy liên hệ với NP Space ngay hôm nay để được tư vấn trực tiếp miễn phí tốt nhất.