Quản lý và vận hành căn hộ cho thuê là nền tảng quan trọng giúp việc kinh doanh phát triển cũng như tạo niềm tin và giữ chân khách hàng. Thế nhưng trên thực tế, điều này là vô cùng khó khăn đối với nhiều nhà quản lý, đặc biệt là chủ nhân của những căn hộ nhỏ, số lượng căn hộ cho thuê ít hay số lượng căn hộ quá lớn.

Quản lý căn hộ cho thuê, chung cư mini bao gồm những gì?

Trên thực tế, việc quản lý căn hộ cho thuê bao gồm khá nhiều đầu công việc khác nhau và đòi hỏi phải thực hiện công việc song song. Bạn đọc có thể tham khảo những công việc cơ bản dưới đây:

Quy trình quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Ảnh: Sưu tầm.

• Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng thuê căn hộ, chung cư mini.
• Xây dựng chiến dịch tiếp thị, quảng bá căn hộ cho thuê.
• Quản lý hồ sơ, thông tin giao dịch khách hàng.
• Quản lý, bảo trì cơ sở hạ tầng, xử lý sự cố về máy móc, tiện ích.
• Chăm sóc và giữ vệ sinh tòa nhà.
• Đảm bảo an ninh & an toàn cho người đi thuê.
• Theo dõi, kiểm soát tình trạng thu chi và đảm bảo vận hành căn hộ cho thuê luôn có lợi nhuận.

Thị trường không gian cho thuê khá phát triển và nhiều cạnh tranh, rất nhiều nhà đầu tư vẫn đang tự vận hành và quản lý căn hộ cho thuê. Điều này tuy tiết kiệm được một khoản chi phí nhỏ, thế nhưng lại không hề dễ dàng đối với nhà đầu tư không nắm rõ chuyên môn, thời gian và sức lực cho công việc này. Từ đó, hệ thống vận hành dễ đi vào lối mòn, nhân viên mệt mỏi và việc sinh lời tòa nhà cũng trở nên khó khăn, đặc biệt có thể thiệt hại về tài chính khi xảy ra sự cố.

Với nhu cầu nhà ở lớn như hiện nay, rất nhiều khu nhà chung cư mini được xây dựng. Tuy nhiên quá trình quản lý khu chung cư mini lại có sự khác biệt so với quản lý chung cư truyền thống.

• Chung cư mini so với chung cư truyền thống sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Chung cư truyền thống là sản phẩm của hoạt động trao đổi, mua bán, trong khi chung cư mini là dạng cho thuê.
• Giữa hai mô hình chung cư này còn có sự khác nhau về lượng khách hàng. Lợi nhuận cũng như sự phát triển của chung cư mini sẽ tỷ lệ thuận với số lượng khách hàng đến thuê. Vì vậy, vấn đề khách hàng đến thuê là yếu tố cần phải quan tâm đặc biệt.
• Thời gian sống của mỗi khách hàng tại chung cư mini cũng là một điểm khác với chung cư truyền thống. Khách thuê chung cư truyền thống sẽ thường ở trong một thời gian dài. Trong khi đó, khách thuê chung cư mini sẽ thuê trong một thời gian ngắn và thay đổi địa điểm khác.
• Vấn đề quản lý chung cư mini trở nên khó khăn, phức tạp hơn chung cư truyền thống rất nhiều.

Cách quản lý căn hộ cho thuê hiệu quả

Với mỗi căn hộ bị bỏ không, nhà quản lý có thể mất đi những khoản chi phí đầu tư lớn mà không mang về lợi nhuận. Do đó, mục tiêu của bạn có thể là tìm kiếm thêm khách hàng mới hoặc tốt hơn, là giữ chân khách thuê tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn. nhà quản lý có thể ứng dụng những hoạt động sau để tìm kiếm nhười thuê nhà.

• Quảng cáo trên mạng xã hội: Các trang mạng xã hội lớn như facebook, zalo,.. luôn là những mảnh đất màu mỡ bởi ở đây luôn có một thị trường khách đi thuê lớn. Ngoài việc đăng tải lên trang cá nhân, bạn có thể mở rộng tệp khách, khiến nhiều người biết đến căn hộ bằng việc xây dựng fanpage và chạy quảng cáo, đăng tải thông tin cho thuê vào các hội nhóm,..
• Đăng bài trên các trang web, sàn bất động sản: Các sàn bất động sản luôn là nguồn thông tin lớn mà người đi thuê thường cân nhắc. Một số trang web về bất động sản, căn hộ cho thuê nổi tiếng mà bạn có thể tham khảo là: npspace.vn, chotot.com, haloland.vn.
• Nhờ vào khách hàng truyền miệng: Bạn cũng cần xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách thuê cũ vì sẽ có lúc họ chính là “đại sứ thương hiệu” giới thiệu khách mới cho bạn. Bởi đây đều là những người đã từng sử dụng dịch vụ của bạn.

Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng cho thuê rõ ràng khi quản lý căn hộ cho thuê

Đây là một trong những bước quan trọng mà nhà quản lý không gian cho thuê cần thực hiện để hạn chế những rủi ro trong tương lai. Dưới đây là một vài giấy tờ mà bạn cần lưu trữ khi vận hành và quản lý căn hộ cho thuê:

Bí quyết quản lý nhà trọ để thu hút khách thuê trọ? Ảnh: Sưu tầm.

• Hợp đồng cho thuê đầy đủ các điều khoản và chữ ký của hai bên.
• Biên bản bàn giao hiện trạng căn hộ có chữ ký của hai bên.
• Hình ảnh/ video căn hộ trước khi bàn giao.

Đây đều là những giấy tờ, tài liệu quan trọng trong trường hợp có tranh chấp hoặc phát sinh những vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hồ sơ, hợp đồng một cách khoa học cũng sẽ giúp bạn hệ thống và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng.

Kiểm tra căn hộ trước và sau khi bàn giao

Một trong những kinh nghiệm quản lý căn hộ cho thuê là bạn cần kiểm tra tình trạng căn hộ trước khi bàn giao và sau khi hết hợp đồng. Hãy đảm bảo các yếu tố dưới đây:

• Hệ thống điện nước, phòng cháy chữa cháy hoạt động ổn định.
• Các thiết bị điện tử như tivi, điều hòa, bếp điện vẫn hoạt động bình thường.
• Tường, sàn nhà, các nội thất như ghế sofa không bị trầy xước, hỏng hóc,..
• Cửa, ổ khóa vẫn hoạt động tốt

Việc kiểm tra cẩn thận các nội thất, thiết bị bên trong căn hộ trước khi bàn giao giúp bạn giảm đi những rủi ro, tranh chấp với khách hàng trong quá trình sử dụng cũng như đảm bảo quyền lợi và tài sản của chính mình.

Ngoài ra, người quản lý căn hộ cho thuê cũng cần phải bảo trì không gian thường xuyên. Đây là một khoản chi phí đầu tư xứng đáng vì chỉ khi bảo trì đều đặn, bạn mới có thể phát hiện và xử lý kịp thời những sự cố phát sinh. Từ đó dễ dàng kéo dài tuổi thọ căn hộ cho thuê và cải thiện trải nghiệm khách hàng.